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3 bonnes pratiques pour suivre une facture en ligne de manière professionnelle

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Certains propriétaires de petites entreprises ont du mal à assurer le suivi de leurs factures impayées. Cela peut être une perte énorme pour votre entreprise ou cela peut être à peine perceptible si cela est fait correctement. Votre attitude déterminera beaucoup la façon dont votre entreprise gère les factures impayées.

La façon dont vous vous présentez avant l’échéance de votre facture compte beaucoup. tu devrais envoyer e-mails de rappel automatique pour les paiements de factures avant leur échéance. Cela aide votre client à garder les choses en ligne et les alerte d’un paiement à venir.

Les délais manqués sont malheureux ; mais c’est définitivement une partie des affaires aujourd’hui. Lorsque vous devez faire un suivi avec votre client, assurez-vous d’utiliser ces 3 meilleures pratiques.

N’hésitez pas

Il y a beaucoup de propriétaires d’entreprise qui essaieront d’attendre et de permettre aux clients de réparer eux-mêmes leurs erreurs. Ils ne veulent pas être perçus comme « méchants » ou arrogants lorsqu’il s’agit de leurs factures.

Personne ne suggère que vous agissiez méchamment envers les autres, mais il peut en fait être plus professionnel de faire un suivi tout de suite. Vous n’avez pas besoin de commencer à crier, mais contactez immédiatement votre client. Cela montre que vous êtes attentif et s’il y a un vrai problème, il sera plus facile de le régler avec votre client dès le départ afin que tout le monde soit sur la même longueur d’onde.

Si le client a fait une erreur honnête (ce qui est vraiment le cas la plupart du temps), il ne devrait pas se sentir intimidé si vous êtes poli et amical à propos de la situation.

Restez professionnel

C’est une énorme déception lorsque vous attendez un paiement et que vous ne le voyez pas à la date d’échéance. La frustration est la même pour un nouveau client ou un client de longue date.

Cependant, vous devez rester professionnel “sous le feu”. La réalité de la situation est que se mettre en colère ou être frustré ne changera pas les choses. C’était soit une erreur et ils seront offensés que vous agissiez comme ça. Ou ce n’était pas une erreur ou il y a un plus gros problème, et devinez quoi ? Être en colère n’aidera pas le client à travailler avec vous.

Restez calme et poli, car brûler vos ponts n’est probablement pas la solution pour arranger votre journée.

Ce n’est pas toujours intentionnel

Il y a des moments où les e-mails échouent, les clients changent de fournisseur, de sites Web ou tout simplement ont une boîte de réception pleine. Ces actes ne sont pas intentionnels et ils ont peut-être simplement oublié de vous le dire. Décrocher le téléphone et appeler (tout en restant professionnel !) ne doit pas être gênant. S’ils n’ont pas reçu vos communications, ils seront certainement heureux que vous l’ayez fait, et s’ils vous évitent, avoir une chance de prendre contact avec la base d’une manière plus personnelle peut conduire à une voie productive pour les deux parties.

Comme toujours, aucune stratégie ne peut être efficace à 100 % et vous devrez peut-être contacter un avocat si les choses vont trop loin. Cependant, rester professionnel et agir immédiatement résoudra la plupart de vos problèmes avant qu’ils ne s’éloignent de vous et de votre client.