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3 façons de garder votre équipe productive tout en travaillant à domicile

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Préparé ou non, travail à distance est une réalité avec laquelle les organisations doivent s’adapter, tôt ou tard.

Selon la Harvard Business Review, 115% plus de personnes ont travaillé à distance en 2019 par rapport à 2018. Et, compte tenu de la situation du COVID-19, ce nombre devrait augmenter à l’avenir.

Mais pourquoi le travail à distance est-il soudainement devenu si populaire ? Parce qu’il offre aux entreprises de nombreux avantages, tels que :

  • 52% moins de désabonnement des travailleurs
  • 50% d’absentéisme en moins
  • 57 % d’amélioration du moral des travailleurs

Cependant, toutes les entreprises n’ont pas été en mesure de s’adapter aussi bien à la culture du travail à distance.

Même des méga-marques comme Aetna et Yahoo, qui sont toujours à la tête des perturbations, ont remarqué une baisse de la productivité de leurs employés depuis qu’ils se sont éloignés. Ces marques ont été contraintes de rappeler leurs employés au bureau afin de maintenir des niveaux de productivité.

Semble familier?

Alors tu es au bon endroit. Dans cet article, je vais discuter de cinq stratégies éprouvées pour surcharger vos équipes distantes et en extraire un travail de qualité.

Commençons…

3 des meilleurs conseils pour améliorer la productivité de vos équipes distantes

Les travailleurs à distance sont confrontés à des défis uniques – professionnels, psychosociaux et mentaux, qui entravent considérablement leur productivité. Combinez cela avec un manque de supervision et un écart de communication entre les rangs, et les gestionnaires ont un gros problème sur les bras.

La solution?

Suivez ces hacks de travail à distance et gardez vos équipes distantes sur leurs gardes :

1. Équipez vos équipes des bons outils

Selon une enquête Buffer, 20% des télétravailleurs ont du mal à collaborer et à communiquer avec leurs collègues.

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Les membres de l’équipe séparés par des zones géographiques, des langues et des fuseaux horaires ont du mal à collaborer de manière transparente avec leurs collègues.

Étant donné que les gestionnaires ne sont pas facilement disponibles (comme dans le cas des configurations au bureau), il peut y avoir des retards dans l’attribution des tâches et les transferts de connaissances. Pour les personnes qui gèrent de grandes équipes, le suivi des mises à jour de statut prend du temps. Tout cela peut avoir un impact sur la qualité du travail, les délais de livraison et les niveaux de motivation des employés.

Pour éviter ce problème, les managers doivent équiper leurs équipes hors site avec ces outils :

Outils de gestion de projet : Des outils tels que JIRA et Trello surveillent l’avancement du projet et la productivité de l’équipe. En les utilisant, les gestionnaires peuvent obtenir une vue d’ensemble de leur pipeline et planifier leurs tâches et leurs ressources plus efficacement.

Outils de collaboration/communication en équipe : Les applications de messagerie adaptées aux mobiles telles que Skype et Slack permettent aux équipes dispersées de rester connectées à tout moment et en tout lieu. Les utilisateurs peuvent partager des fichiers, configurer des alertes et créer des groupes d’utilisateurs exclusifs pour une meilleure communication.

Plateformes de visioconférence : Pour les équipes distantes, les rencontres quotidiennes sont un must. En plus de cela, les réunions de projet, les appels de vente et les orientations des employés sont également un incontournable. À tenir des réunions virtuelles à grande échelle, vous pouvez utiliser plateformes pour héberger des webinaires, comme Zoom et GoToMeeting.

Que vous ayez besoin de livrer des argumentaires de vente préenregistrés ou des sessions de formation personnalisées, les webinaires et les vidéoconférences peuvent vous aider dans cette tâche.

2. Définissez vos attentes dès le début

Certes, les travailleurs à distance ont d’énormes défis à surmonter. Mais les managers peuvent les pousser à donner le meilleur d’eux-mêmes en fixant des attentes dès le début.

Mais comment?

Lors de la première réunion virtuelle elle-même, communiquez les délais d’exécution et les normes de qualité que vous attendez de chaque membre de l’équipe. Puis, suivre les performances des employés utilisant application gratuite de suivi du temps comme Workday, Namely et Taleo.

Si l’un de vos subordonnés est en retard dans ses livraisons ou a du mal à répondre aux exigences de qualité, prenez le temps de le guider. Vous pouvez également concevoir des programmes de mentorat pour les employés qui découvrent votre système.

Incitez vos collaborateurs à réserver des espaces de travail dédiés, notamment pour les réunions clients et d’équipe. Un environnement de travail sans distraction les aidera à rester concentrés et productifs.

Même pour les réunions quotidiennes, injectez une note de sérieux et de but. Bien planifier vos réunions en définissant des ordres du jour de réunion clairs. Élaborez des « règles d’engagement » pour les participants. Par exemple, pas de pyjama, adhésion à l’heure et minutes de maintien.

Pour maintenir la discipline et réduire le chaos, définissez des protocoles pour vos employés absents du bureau.

Par exemple, ils doivent informer leurs responsables des congés, des retraits anticipés et des problèmes de livraison des tâches. De cette façon, les managers sont conscients de la bande passante et de la charge de travail de leur équipe. Ils peuvent planifier les affectations des tâches et les calendriers de livraison en conséquence.

3. Gardez vos travailleurs à distance motivés

Les travailleurs à distance sont sujets à des sentiments d’isolement et d’ennui, selon l’enquête Buffer citée précédemment. Des périodes prolongées de moral malsain peuvent avoir un impact négatif sur leur productivité.

La plupart des employés à distance travaillent à domicile, avec une petite fraction seulement dans des cafés ou des espaces de co-working. Ces personnes n’ont pas de dépaysement total et de pauses fontaines à eau pour égayer leurs routines. La camaraderie que partagent les équipes internes leur manque.

Il y a un autre problème rencontré par les équipes hybrides (à distance + sur site). Dans de telles équipes, le personnel distant se plaint souvent que leurs pairs internes bénéficient d’un traitement préférentiel et de meilleures opportunités professionnelles.

Lorsque vous travaillez avec des équipes internationales, le fossé de communication entre les équipes se creuse. Les barrières linguistiques sont un terrain fertile pour les malentendus. Il en va de même des différences de cultures, de races et de géographies.

Vous pouvez envisager d’utiliser un logiciel de traduction pour une communication plus fluide avec les travailleurs étrangers. Vous pouvez également étouffer le problème dans l’œuf en embauchant des travailleurs issus de milieux similaires. Mais si cela n’est pas possible, essayez de lier vos équipes diverses en célébrant leurs festivals et en accordant des congés pour leurs fêtes nationales.

Pour faire face aux problèmes émotionnels, conseillez les membres de votre équipe. Conseillez-leur de garder leur esprit stimulé et de garder l’ennui à distance. Voilà quelque conseils pour rajeunir l’esprit que vous pouvez partager avec vos collègues :

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C’est aussi une bonne pratique de faire un check-in avec vos équipes au quotidien. Interrogez-les sur les statuts des tâches et les défis dans l’achèvement des tâches. Gardez les interactions informelles afin que tout le monde se sente à l’aise.

Au cours du travail, essayez de comprendre les forces et les faiblesses uniques de chaque employé. De cette façon, vous pouvez attribuer des tâches qui correspondent à leurs compétences et obtenir de meilleurs résultats en équipe.

Êtes-vous prêt à gérer le travail à distance comme un pro ?

Les travailleurs à distance peuvent être aussi productifs que les employés de bureau. En fait, équipés des bons outils et du bon état d’esprit, ils peuvent offrir un rendement encore meilleur.

Il n’est pas étonnant que des entreprises comme Dell et Gartner soient devenues « éloignées pour toujours » lorsqu’elles ont remarqué une augmentation de la productivité des employés. Vous pouvez reproduire leur succès en suivant les conseils d’amélioration de l’efficacité de cet article.

Avez-vous besoin de plus de hacks ou d’outils de productivité pour maîtriser le travail à distance ? Faites-moi savoir dans les commentaires. Je suis toujours heureux d’aider mes lecteurs.