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Gestion de projet réussie pour un projet informatique : guide essentiel

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La gestion de projets informatiques peut être intimidante, surtout pour un novice. Une mauvaise communication entre les départements, des membres de l’équipe qui ne comprennent pas ce que l’on attend d’eux et une dérive de la portée ne sont que quelques-uns des problèmes auxquels les chefs de projet sont régulièrement confrontés.

Si vous voulez devenir un chef de projet impressionnant pour faire de vos projets un succès, alors vous devez utiliser les outils de gestion de projet et intégrez-les à votre pratique quotidienne.

Cette liste contient 6 suggestions pour relever les défis uniques de la gestion de projets informatiques et contrôler les projets informatiques.

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1. Définir clairement le projet

Avoir le projet informatique clairement défini fournira une base solide et facilitera la mise en œuvre correcte de tous les aspects ultérieurs du projet.

Lors de la définition du projet, assurez-vous d’inclure une référence de performance convenue, les efforts requis, les coûts, les exigences de mise en œuvre, les exigences du client et les fonctionnalités attendues. De plus, vous devez clairement identifier les organisations et les individus impliqués dans le projet, ainsi que des détails technologiques spécifiques sur la manière dont les tâches doivent être accomplies.

2. Identifier les rôles de leadership

Être un bon leader signifie vous entourer de personnes compétentes qui seront responsables de mesures spécifiques. Souvent, les projets informatiques reposent fortement sur la contribution technique d’un petit nombre de personnes, voire d’un seul individu, ce qui limite l’efficacité.

Les personnes ayant des rôles de leadership peuvent s’assurer que le projet est exécuté conformément aux normes requises. Cela peut inclure des rôles tels que Chef de projet, Responsable de la documentation ou Responsable technique. Avec une telle structure, vous aurez des procédures en place pour réduire les erreurs au cas où une personne serait réaffectée ou quitterait l’entreprise.

3. Empêcher le fluage de la portée

La portée d’un projet peut s’étendre très facilement. Au fur et à mesure que le projet avance, les clients ou les parties prenantes commencent à identifier de nouveaux besoins ou à ajouter de petites demandes qui s’accumulent progressivement. Malheureusement, fluage portée peut conduire à l’échec du projet. Plus de tâches signifie plus de temps, alors peut-être que vous ne serez pas en mesure de respecter la date limite, ou vous brûlerez tout le budget, le tout sans livrer la bonne chose.

Alors, comment empêchez-vous le fluage de la portée ? Tout d’abord, assurez-vous de vous mettre d’accord sur un processus de gestion du changement dès le départ. Lorsque la portée apparaît, parlez-en aux parties prenantes et aux clients. Analysez les impacts de tout changement et proposez des solutions à votre intervenant ou client pour aller de l’avant. Enfin, demandez-vous si les modifications suggérées sont nécessaires pour un produit utilisable ; si cela signifie changer la portée, essayez d’incorporer les changements.

4. Inclure des plans d’urgence

Le fluage de la portée n’est pas la seule chose qui pourrait entraîner l’échec d’un projet. Selon rechercher menée par McKinsey, la réalisation d’un grand projet informatique moyen prend 7 % plus de temps que prévu, dépasse son budget de 45 % et ne produit que 56 % de sa valeur prévue.

Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles les projets échouent et c’est pourquoi chaque plan de gestion de projet doit inclure des mesures de gestion des risques. Les systèmes informatiques sont complexes et il est difficile de savoir quand un problème mineur peut arrêter l’ensemble du système. Les projets logiciels, en particulier, ont tendance à mal tourner tôt ou tard, car le logiciel rencontre souvent une erreur ou un bogue quelque part dans le code.

Envisagez d’élaborer un plan d’urgence à l’avance afin que lorsqu’un bogue survient, des mesures immédiates puissent être prises pour résoudre le problème. Ou, mieux encore, envisagez d’utiliser un modèle de bilan de santé du projet. Un bilan de santé du projet permettra à votre équipe de prendre du recul par rapport à l’exécution quotidienne des tâches et d’évaluer l’état réel du projet de manière objective. Les avantages d’effectuer un bilan de santé du projet comprennent :

  • Identifier les problèmes avant qu’ils ne surviennent, ce qui peut vous faire gagner du temps et de l’argent
  • Surmonter les risques et les défis actuels
  • Assurer le respect des processus et pratiques établis pour garantir la qualité du produit final
  • Confirmer que la justification du projet est toujours pertinente et comprise par tous les membres de l’équipe.

5. Gérer les relations avec les tiers

Les parties externes telles que les partenaires commerciaux, les consultants, les éditeurs de logiciels, les fournisseurs, les fournisseurs de services et les fabricants d’équipements sont presque toujours impliqués dans les projets informatiques.

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Si tel est le cas, assurez-vous que le rôle et les besoins de chacune de ces parties sont clairement définis. Idéalement, vous devriez désigner une personne qui sera en charge de gérer les relations avec ces parties.

6. Créez des canaux de communication efficaces

La communication est très importante pour les projets informatiques. En tant que chef de projet, vous devrez vous assurer communication claire et concise entre les membres de l’équipe et les services.

Le courrier électronique est souvent le canal préféré, mais il peut facilement devenir inefficace et écrasant. Si vous utilisez le courrier électronique, envisagez de mettre en œuvre les meilleures pratiques telles que l’identification de personnes spécifiques lorsqu’une réponse est requise. L’utilisation correcte des champs TO : et CC : peut aider à définir des responsabilités spécifiques et à garantir que le message indique clairement qui doit faire quoi.

Encore une fois, en gardant à l’esprit que vous devez également communiquer le calendrier, les sujets de portée, les rapports d’état et les nouveaux problèmes qui surviennent dans le processus du projet, le courrier électronique n’est peut-être pas la meilleure solution de communication.

De nombreuses entreprises utilisent Slack, un outil qui propose un système de messagerie instantanée et un partage de documents intégré. Divers canaux de communication permettent aux membres de l’équipe de communiquer librement sur diverses activités, projets et délais.

Les outils de collaboration comme Trello amènent la gestion de projet à un nouveau niveau avec l’organisation visuelle. Les projets sont organisés par tableaux, qui ont des cartes correspondantes qui décrivent les objectifs et les tâches de chaque projet.

Vous pouvez également utiliser des outils tels que Zoom, en particulier si vos collègues, clients ou partenaires sont situés dans divers emplacements géographiques et doivent se rencontrer régulièrement.

Dernières pensées

Même après une planification méticuleuse, les chefs de projet informatique doivent être prêts à relever un certain nombre de défis uniques. Espérons que les conseils de cet article vous aideront à surmonter au moins certains d’entre eux et à exécuter votre projet avec succès.