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Problèmes de flux de travail courants dont tout entrepreneur doit être conscient

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Gérer un flux de travail efficace n’est pas facile et cela devient plus compliqué à mesure qu’une entreprise commence à étendre ses domaines d’activité et, par conséquent, ses effectifs. Néanmoins, cela doit être fait, et afin de maintenir ce flux ininterrompu, il est nécessaire d’avoir au moins quelques connaissances de base sur les problèmes courants qui sont généralement responsables de l’arrêt du flux de travail dans la plupart des cas.

Difficultés de suivi

Le suivi est un terme général dans les affaires et il peut signifier un certain nombre de choses, selon la situation. Cependant, lorsqu’il s’agit de problèmes de flux de travail courants, il s’agit généralement de difficultés de suivi des documents et de la progression du processus. Lorsqu’un processus doit passer par plusieurs départements, garder une trace de chaque document, ainsi que les étapes de progression devient de plus en plus difficile. La situation est souvent aggravée par un manque de communication efficace entre les différents départements qui travaillent sur un même projet. Afin de résoudre ce problème, des tableaux Kanban peuvent être configurés pour visualiser et mettre à jour le processus de travail en temps réel. Cela facilite simplement le suivi des documents importants et la progression continue du projet à chaque étape. Pour ceux qui ne sont pas sûrs exactement qu’est-ce qu’un tableau Kanban, ou comment faire fonctionner le système Kanban pour votre entreprise afin de suivre les progrès et d’améliorer l’efficacité, il est recommandé de consulter Kanbanize, car ils ont une explication rapide en 5 étapes pour familiariser tout le monde avec le tableau Kanban.

Mauvaise communication

Nous avons abordé ce sujet dans le point précédent et pour cause. Le problème de la mauvaise communication entre les différents départements travaillant sur le même projet est souvent la principale raison pour laquelle il est difficile de suivre les documents importants et les étapes d’avancement en premier lieu. En l’absence d’une communication adéquate, il faut s’attendre à ce qu’il n’y ait pas non plus de collaboration efficace entre les départements, ce qui est nécessaire pour maintenir le flux de travail sans interruption. Souvent décrit comme le mentalité de silo, cela conduit chacun des départements à agir comme une entreprise individuelle ou distincte, refusant de partager des informations, plutôt que de collaborer les uns avec les autres comme le devraient les différentes unités de la même organisation. Encore une fois, le système Kanban peut être d’une grande aide ici car il offre de la transparence, des mises à jour en temps réel et une plate-forme universelle permettant aux responsables de suivre les problèmes de communication entre deux départements. Quand tout le monde est sur la même longueur d’onde, il est difficile de ne pas rompre avec la mentalité de silo et de travailler ensemble. Même si certains départements ne collaborent toujours pas et interrompent le flux de travail, le retard serait évident pour tout le monde, ce qui permettrait aux supérieurs hiérarchiques de détecter plus facilement les problèmes et de les résoudre en conséquence pour que le projet continue d’avancer sur le tableau Kanban. .

De plus, pour sortir les différents départements de leur nature fermée, une communication efficace entre tous les départements doit être favorisée par une planification intelligente. Découvrez ci-dessous quelques méthodes éprouvées :

  • Ne gardez pas vos employés dans un même service trop longtemps ; la rotation améliore la communication entre les services
  • Essayez de construire une bonne relation entre les dirigeants de chaque département
  • Impliquer et mélanger plusieurs départements pendant les activités de team building
  • La responsabilité partagée avec des incitations est un excellent facteur de motivation pour améliorer la collaboration
  • Rendre toutes les ressources transparentes pour tous les départements concernés dans un projet

Trop d’approbations

Un certain nombre d’entreprises ont commencé à rationaliser leurs exigences d’approbation afin de faciliter un flux de travail plus fluide. Néanmoins, cela reste un problème dans la plupart des entreprises, surtout lorsque le système est principalement basé sur le papier. Afin d’accélérer le flux de travail en rationalisant les exigences d’approbation, envisagez de réviser le nombre d’approbations requises avant de commencer tout nouveau projet. Une fois les exigences d’approbation rationalisées pour accélérer les processus impliqués, essayez d’automatiser la plupart des approbations restantes et supprimez autant que possible les documents physiques de la scène. Si vous n’avez pas encore de système automatisé et que votre entreprise dépend encore principalement de la paperasserie physique, il est garanti que vous remarquerez une amélioration considérable du flux de travail de votre entreprise après avoir franchi cette étape.

Prise de décision inefficace

Les dirigeants doivent prendre des décisions rapides et ils doivent être corrects la plupart du temps. C’est aussi difficile que cela puisse paraître, sinon plus, mais une prise de décision rapide est vitale pour maintenir le flux de travail à jour. Si une étape particulière du projet est retardée trop longtemps dans un département spécifique, le chef de département doit être contacté et communiqué dès que possible. Si le problème persiste, un effort de collaboration doit être fait immédiatement pour résoudre le problème et faire avancer le processus plus loin dans le pipeline.

La transparence, la communication et la collaboration sont les trois aspects les plus importants pour résoudre tous les problèmes liés au flux de travail. Il y aura toujours des problèmes, d’autant plus que votre entreprise grandit, mais l’idée est de les résoudre rapidement et de mettre en œuvre des mesures qui peuvent aider à éviter des problèmes similaires à l’avenir.