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Quels sont les outils modernes qui vous aident à suivre votre employé à distance

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COVID-19 a piégé chaque individu dans la cage de sa propre maison. Nous avons emmené nos bureaux chez nous pendant la pandémie pour continuer le flux de travail. En travaillant à domicile, nous avons tous été confrontés aux mêmes difficultés et avons trouvé des moyens de les surmonter. Cependant, les employés ont trouvé des moyens d’échapper aux heures de travail, affectant leur productivité et le rendement de l’organisation. En tant qu’employeur, la plus grande préoccupation est de savoir comment suivre les activités de vos employés ?

Des outils qui vous aident à suivre votre employé

Avec la technologie dans l’image, chaque tâche est simplifiée. C’est la technologie qui a permis de suivre vos employés à distance à l’aide des outils suivants.

1. Outils de stockage en nuage

Vos employés traitent des données confidentielles et hautement essentielles de l’entreprise. Ces données personnelles risquent d’être exposées lorsque les employés travaillent à domicile. Il y a des risques d’égarement ou de vol en cas de stockage physique. Avoir les données dans une copie électronique dans le système informatique de l’employé est une option. Cependant, les systèmes informatiques ne sont pas hautement sécurisés et il est élémentaire de pirater les systèmes de ces ordinateurs. Pour cette raison, il est recommandé d’utiliser les outils de stockage de fichiers dans la solution de travail à domicile.

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L’organisation doit s’assurer que le logiciel cloud qu’elle utilise pour le stockage de la documentation est compétent en matière de sécurité et d’autres sections. De nombreux logiciels disponibles sur le marché offrent une protection élevée mais ne fournissent pas suffisamment de tailles de stockage, de vitesse et de partage de fichiers. Des outils comme google drive, dropbox, etc., sont très demandés dans ce secteur. De nos jours, l’application de solution de ressources humaines fournit également des modules de stockage en nuage avec le logiciel de base de GRH. Vous pouvez suivre le travail de vos employés en ayant un accès partagé aux documents. L’accès partagé vous donne une vue en temps réel du travail de l’employé, vous permettant de surveiller la cohérence de son travail.

2. Outils de visioconférence

Au cours des derniers mois, l’importance de la visioconférence a explosé. Toutes les réunions se déroulent sur les plateformes de visioconférence. À l’ère pré-pandémique, la vidéoconférence n’avait pas beaucoup d’essence. Pour cette raison, peu de personnes ont assisté à des visioconférences, et une visioconférence sur des applications comme WhatsApp ou Google Duo ferait l’affaire.

Avance rapide vers le scénario actuel. Il devient nécessaire que tous les employés assistent à la réunion. Des applications comme WhatsApp ont une limite au nombre de membres pouvant rejoindre un appel vidéo. Pour inclure tous les employés, il devient nécessaire de disposer d’applications de visioconférence comme zoom ou skype spécialement conçues pour la visioconférence et ainsi fournir un service de haute qualité et permettre à un grand nombre d’employés de rejoindre la réunion.

3. Outils de discussion

Courriels sont devenus old school et dépassés. Les outils de discussion ont pris le relais du système de communication car ils fournissent plus de perspicacité et d’informations sur le processus de communication. Le système postal n’indique pas si la personne à l’autre bout du fil a reçu le message. L’employé doit attendre sans savoir si le destinataire a reçu le message ou non.

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Au contraire, les outils de chat vous permettent de savoir clairement si le destinataire a reçu ou non votre message. En tant qu’employeur, cela vous permet de suivre le temps qu’un employé met pour vous rapporter. Dans les cas extrêmes, cela peut être utilisé pour savoir si l’employé travaille à domicile ou s’il a gardé le système allumé pendant qu’il est AWOL.

4. Outils de gestion de projet

Lorsque les employés travaillent à domicile, ils ont beaucoup de distractions autour d’eux. Parfois, ils peuvent résister à ces tentations, alors que parfois, ils y cèdent. Des outils de gestion de projet tels que Trello ou Todoist permettent à l’employeur de savoir combien de temps l’employé consacre à une tâche ou à un projet particulier. Avec ces outils, l’employeur peut suivre l’évolution de l’employé productif et du temps improductif pendant les heures de bureau. Les employés doivent déclarer les tâches accomplies par eux sur cette plate-forme. Avec cette facilité disponible, l’employeur peut déterminer combien de temps l’employé a passé au travail ; c’était productif ou non, etc. L’employeur peut utiliser ces données pour récompenser ou avertir l’employé de sa performance.

Il y a des chances que l’employé se soit vu confier une tâche, mais en terminant le travail, il a été distrait ou a décidé de faire une sieste. Ces facteurs augmentent le temps consacré à un projet particulier. Lorsque l’employé sait que ce temps s’ajoute au temps consacré à cette tâche, il évitera de perdre son temps à des travaux improductifs. De cette façon, l’employeur peut contrôler indirectement le temps perdu sur les tâches improductives de l’employé pendant les heures de travail.

5. Logiciel de gestion du travail à distance

Le logiciel de gestion du travail à distance comprend toutes les fonctions mentionnées ci-dessus. Ce logiciel est doté de fonctionnalités telles que la géolocalisation ou le géolocalisation, qui permettent à l’employeur de connaître les déplacements de l’employé. La géo-clôture vous permet de marquer une frontière virtuelle à un endroit particulier. Il permet le pointage automatique lorsque l’employé entre ou sort de la frontière. La géolocalisation permet à l’employeur de suivre l’emplacement physique de l’employé pendant les heures de travail. Ce logiciel est compatible avec logiciel RH mobile et permet aux employeurs et aux employés d’exécuter les fonctions/applications nécessaires à partir de leurs téléphones portables.

De nombreux employés peuvent ne pas être à l’aise avec l’idée d’utiliser ce logiciel car ils peuvent avoir l’impression que leur vie privée est violée. Cependant, ils doivent comprendre que ces fonctions ne sont exercées que pendant les heures de bureau et non le reste de la journée.

De plus, vous pouvez suggérer à vos employés d’utiliser des outils d’enregistrement vidéo asynchrones comme Enregistreur d’écran StoryXpress pour rendre leur travail plus productif et la communication interne plus fluide.

Note de fin

Cette année a été difficile pour chaque individu. Les entreprises ont le plus souffert. L’économie n’a jamais été aussi stagnante ou descendante depuis des décennies. Avec des mois d’activités opérationnelles déjà perdus, l’entreprise ne peut pas se permettre d’avoir plus d’heures improductives, et il devient nécessaire de suivre les actions des employés. Selon les besoins des organisations, vous pouvez combiner ces outils pour faites ressortir le meilleur de vos employés et votre organisation éventuellement.